Porządkowanie płatników po imporcie CSV

Zmodyfikowano dnia pon, 16 Mar o 11:59 RANO

Dowiedz się, jak skonsolidować zduplikowanych i pofragmentowanych płatników, którzy często powstają podczas importu transakcji z pliku CSV.

Wstęp

Gdy importujesz transakcje z eksportu CSV banku, EasyBudget tworzy nowego płatnika dla każdej unikalnej wartości w kolumnie płatnika/opisu. Banki często eksportują tego samego kontrahenta pod wieloma nieco różnymi nazwami — na przykład:

BIEDRONKA 0123 WARSZAWA
BIEDRONKA 0456 KRAKOW
BIEDRONKA 0789

W EasyBudget tworzy to trzech oddzielnych płatników, mimo że wszyscy reprezentują ten sam sklep. Zarządzanie nimi osobno oznacza pofragmentowane raporty, niewiarygodną autokategoryzację i niepotrzebnie rozrastającą się listę płatników.

Rozwiązaniem jest dwuetapowy przepływ pracy: dodaj regułę dopasowania, a potem złącz duplikaty.

Zalecany sposób porządkowania

Krok 1 — Zidentyfikuj duplikaty

Przejdź do Płatnicy (Web: z menu bocznego; mobilnie: Więcej → Płatnicy).
Przeglądaj listę lub użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć płatników reprezentujących tego samego kontrahenta. Szukaj nazw ze wspólnym prefiksem lub słowem kluczowym.

Krok 2 — Dodaj regułę „zawiera" do jednego z nich

Wybierz jednego ze zduplikowanych płatników jako „głównego" — najlepiej tego z najczystszą nazwą lub tego, do którego przypisanych jest już najwięcej transakcji.

Kliknij menu z trzema kropkami przy wybranym płatniku i wybierz Edytuj.
Kliknij Dodaj regułę.
Ustaw operator na zawiera.
Wpisz wspólną część nazwy — tekst, który pojawia się we wszystkich wariantach (np. BIEDRONKA).
Kliknij Zapisz.

Ta reguła zapewnia, że po złączeniu przyszłe importy będą automatycznie przypisywać wszystkie transakcje Biedronki do tego jednego płatnika, bez względu na sufiks dodany przez bank.

Wskazówka: Jeśli nie jesteś pewien, jaka jest wspólna część, otwórz kilka powiązanych transakcji i porównaj ich opisy. Najdłuższy wspólny fragment tekstu to zwykle dobra wartość reguły.

Krok 3 — Złącz duplikaty

Na liście Płatników zaznacz pola wyboru obok wszystkich zduplikowanych płatników (włącznie z głównym, którego właśnie edytowałeś).
Kliknij przycisk Złącz — staje się aktywny po zaznaczeniu dwóch lub więcej.
W oknie Złącz płatników:
- Ustaw Nazwę na czystą, kanoniczną nazwę (np. „Biedronka").
- Przejrzyj reguły dopasowania — reguła „zawiera" dodana w Kroku 2 powinna tu być widoczna, wraz z regułami z innych wybranych płatników. Usuń reguły zbyt specyficzne, aby były przydatne (np. reguły pasujące tylko do konkretnego kodu oddziału).
- Skonfiguruj autokategoryzację, jeśli ten kontrahent zawsze trafia do tej samej kategorii.
Kliknij Złącz, aby potwierdzić.

Wszystkie transakcje przypisane do któregokolwiek ze złączonych płatników są teraz zunifikowane pod jednym kanonicznym płatnikiem.

Krok 4 — Powtórz dla pozostałych grup duplikatów

Przejdź przez pozostałe grupy duplikatów na liście, stosując ten sam schemat: zidentyfikuj wspólne słowo kluczowe, dodaj regułę „zawiera", złącz.

Płatnicy utworzeni z opisu transakcji

Niektóre pliki CSV nie mają dedykowanej kolumny płatnika — EasyBudget może tworzyć płatników z pola opisu transakcji, które często zawiera dużo szumu (daty, numery referencyjne, kwoty). W takim przypadku:

Poszukaj stabilnej, znaczącej części opisu (zwykle nazwa kontrahenta na początku).
Użyj reguły „zawiera" tylko z tą stabilną częścią.
Złącz wszystkie warianty jak opisano powyżej.

Po złączeniu przyszłe importy z tym samym formatem opisu będą automatycznie dopasowywane przez regułę „zawiera", więc nie będziesz musiał powtarzać porządkowania.

Przykład

Przed porządkowaniem — lista Płatników zawiera:

BIEDRONKA 0123 WARSZAWA (14 transakcji)
BIEDRONKA 0456 KRAKOW (8 transakcji)
BIEDRONKA 0789 (3 transakcje)

Krok 1: Edytujesz „BIEDRONKA 0123 WARSZAWA", dodajesz regułę: zawiera BIEDRONKA.

Krok 2: Zaznaczasz wszystkich trzech, łączysz. Nowy płatnik: „Biedronka", reguła: zawiera BIEDRONKA, domyślna kategoria: Zakupy spożywcze.

Rezultat — lista Płatników zawiera:

Biedronka (25 transakcji, autokategoryzacja do Zakupy spożywcze)

Przyszłe transakcje Biedronki z importów CSV będą automatycznie przypisywane do tego płatnika bez żadnej ręcznej pracy.